SEPA-Umstellung Teil 1: Vor der Abbuchung

Das Thema SEPA-Umstellung dürfte die meisten Alumni-Organisationen mit Beitragszahlern im Moment schwer beschäftigen- oder sie verdrängen es. Noch ist ein bisschen Zeit und in 2014 kann man in den ersten beiden Monaten auch noch mit BLZ und Kontonummer das Geld einziehen. Bei BiTS-Alumni ziehen wir unsere Beiträge erst Ende März ein, deshalb ist das für uns keine Option. Also habe ich mich heute mal dem Thema angenommen, und nach ca. 3 Stunden war der erste Teil erledigt. Hier ein kleiner Erfahrungsbericht.

Bevor man überhaupt über SEPA-Abbuchungen nachdenkt, muss man mit seiner Bank das SEPA-Lastschriftverfahren vereinbaren. Dafür braucht man eine SEPA-Gläubiger-ID, die man bei der Bundesbank beantragen muss. Bis dahin ist es nur etwas Papierkram, den ich hier nicht weiter beschreibe.

Als nächstes stand ich vor der Frage, wie wir mit dem Thema eigentlich umgehen wollen. Dank SEPA dürfen wir uns nicht mehr mit Kontonummer und Bankleitzahl (BLZ) befassen, sondern müssen uns mit IBAN und BIC zwei wesentlich längere Zahlen merken (oder schaffen das eben nicht). Bei bestehenden Mitgliedern ist das kein Problem. Die aktuellen Kontodaten müssen nur konvertiert werden. Man kann aus Kontonummer und BLZ die Werte einfach errechnen. Das geht mit dem kostenlosen Excel-Tool EX-IBAN von www.ex-sepa.de wunderbar. Dazu eine Anmerkung: Für den Fall, dass bei der BIC die letzten drei Stellen XXX sind, ist das kein Grund zur Panik. Viele Banken in Deutschland nutzen die Werte nicht. Die Anmerkung im EX-IBAN Tool, dass man die Werte manuell ändern muss, kann man also ignorieren – sagt zumindest unser Sparkassenberater. Erfahrungen damit habe ich noch keine gemacht (das kommt im 2. Teil).

Was aber macht man mit neuen Mitgliedern? Diesen IBAN und BIC abzuverlangen ist nicht gerade eine Einladung den (bei uns freiwilligen) Jahresbeitrag zu bezahlen. Ich habe mich deshalb dafür entschieden, dass wir beides anbieten. Mitglieder mit deutschem Konto können weiterhin Kontonummer und BLZ angeben. Im Rahmen des Rechnungslaufes wandeln wir die Werte in IBAN und BIC um und speichern diese fortan in der Datenbank. Für Mitglieder, die im Ausland leben, geht das leider nicht. Das sind bei uns aber nicht so viele, als das es den Aufwand lohnen würde, hierfür eine Programmierung vorzunehmen.

Unsere Website haben wir so erweitert, dass es bei der Überprüfung der Kontonummer/IBAN ab sofort eine Fallunterscheidung gibt: Ist der Wert eine Zahl, dann gehen wir von einer Kontonummer aus. Sind Buchstaben enthalten, dann erfolgt die Überprüfung der IBAN mittels Prüfziffer. Diese ist Teil der IBAN und man erkennt Tippfehler schon bei der Eingabe (weitere Infos auf www.sepa.de). Wir haben also keine neuen Felder, sondern speichern beide Werte im gleichen Feld.

Damit ist der aktuell machbare Teil der Arbeit schon erledigt. Ein Hinweis noch zur SEPA-Lastschrift selbst. Dort gibt es verschiedene Optionen „einmalige Abbuchung“, „erstmalige Abbuchung wiederkehrend“ und „wiederkehrende Abbuchung“ heißt es bei unserer Sparkasse. Hier hatte ich die Frage, ob wir bei der Übertragung der Abbuchungsdaten zukünftig alte und neue Mitglieder unterscheiden müssten. Die Antwort unserer Bank war, dass „wiederkehrende Abbuchung“ für alle Fälle schon okay wäre.

Den 2. Teil der Geschichte gibt es im März 2014, wenn wir die Jahresbeiträge eingezogen haben.

Fast vergessen hätte ich das Papieranmeldeformular, das muss natürlich auch angepasst werden :)